時間愈來越不夠，什麼情況下，適合找新員工?
時空背景:
根據【中小企業白皮書】資料顯示
台灣現有中小企業佔全體企業家數97%
佔全國總就業人數78%
根據經濟部中小企業處統計
中小企業平均壽命只有13年
很多中小企業面臨資源限制、欠缺良好制度
導致無法吸收好人才，遇到市場變化時又不能適時調整商業模式
創業:
大多數的創業者都是從小做起
那麼如何有效利用有限資源、如何將企業風險降至最低
變得格外重要!
通常人才需求與公司業務範圍多寡成正比
關於什麼時候需要用人?要用多少人?
本篇從三個觀點來討論:獲利、時間、系統
【獲利】
營業額越高不代表獲利越高，這是大部分中小企業容易誤觸的盲點
我們應該計算企業完成銷售後還有多少獲利來判斷
案例分享:
電商賣家，個人創業，毛利20%，假設每一位員工月薪都3萬
營業額0-20萬，公司人力老闆1人可以完成，稅務也較輕鬆
當繼續成長後，開發票稅務會多5%
當營業額達到30萬時，毛利額6萬，那麼扣除自己薪水後，只能有1位員工
營業額達到50萬時，毛利額10萬，那麼扣除自己薪水後，只能有2位員工，還會多1萬，並可能會產生倉儲空間問題
營業額達到80萬時，毛利額16萬，那麼扣除自己薪水後，有3位員工，還會多4萬，假設倉儲3萬
毛利都不變動的情況
營業額越高，出貨數量增加，人力與倉儲需求都會增加
上述的例子對這間公司而言，老闆拿的薪水都只能拿3萬
額外多的錢都拿去請新員工、租倉儲空間、以及其他費用
所以獲利若要增加，有幾個重點方向:
1、人力減少
2、倉儲費用降低
3、毛利增加
當然會有人說，若營業額增加也可以獲利
沒錯，營業額增加假設人力與倉儲受到控制，獲利會增加
這樣的想法跟上面說的1人力減少、2倉儲費用降低兩點描述，其實是一樣的意思
獲利能力越強
才有額外資金可以運用
才能將錢真正放入口袋
確保獲利情況下招聘員工，可避免業績停滯、突發風險(如新冠肺炎)發生時
沒有充足的資金可以緩衝
【時間】
依據勞基法規範每日的正常上班時間不超過8小時
假設不討論加班情況之下
每個人一天就是8小時可以使用
如果是老闆自己，通常都超過這個時間很久，甚至沒有假日
所以更要懂得有效率應用時間，把時間花在刀口上
我建議老闆要找員工前，先把自己的工作項目分成重要、不重要、急迫、不急迫四個象限劃分
這是一個很基礎卻有效的框架，若能正確執行會有實質上的幫助
不重要但急迫的事情，處理的效率越快越好，這類例如客人接待、突發事件
重要且急迫的事情，若能提前準備與預防，可以降低發生頻率。(這跟下面講到的系統，有點關聯)
重要不急迫的事情，是需要更花心思去做的，例如:產品開發、網站架設、社群經營。
如果你的時間花在由任何人都可以做的基礎事務上
例如出貨就是相對容易上手的
會建議你招聘新同事來處理這部份事務
這能幫助你省下更多時間，來做難度更高的事情
如果你已經有人處理基礎事務，但是目前時間還不夠用
建議你招聘新同事，解決你會花很久時間處理或是不擅長的事情
通常會技能有關，例如:美編、網站架設、文案、拍照、會計
那麼你省下時間，可以用來做老闆要做的事，例如核心規劃、行銷發想、市場定位
【系統】
要討論系統前，需要先熟悉內部的運作模式
一般公司內部會有不同的部門
我把工作內容追求的目標分成兩種屬性:1效率、2產值
舉例1、設計部門
我們公司的設計部門是產值導向
我們開發設計產品的目標是要能做出市場差異化
所以我們會在設計之前先做市場調查、競品分析、顧客需求..等
把產品、市場定位確定之後，才做包裝設計，最後才做行銷
所以我們需要把這套系統讓設計部門同事了解
才能做出符合我們需要的內容
舉例2、出貨部門
我們公司的出貨部門是效率導向
出貨、包裝要求效率、速度與準確度
這類相較容易上手的重複性事務，若能降低思考的時間，就會增加效率
商品擺放位置、動線安排、包材類別..等，都會對效率有很大的影響
那麼建立完善的SOP流程就是一個很好的系統
舉例3、庫存管理
多通路電商常需要管理庫存、或是印製裝箱單出貨單等
若能用ERP系統取代人工或是excel計算
也會對流程效率大幅增加
帶入系統之前，應該把流程圖做明確
將必須做且會重複做的事情寫下流程圖，進而去標準化流程寫出SOP
這樣系統就可以重複循環，就能減少人力支出
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總結:
1、獲利
當我們調整商品定價策略之後，獲利能力大幅提升
就更明確知道需要補什麼樣的人進來
2、時間效益
重複容易上手的事情較花時間，補人進來處理是有效的投資
3、系統
將流程導入系統後持續優化，對於人力的需求會降低
所以招新員工最基本要考量獲利、時間、系統三個因素
隨意招聘員工會導致人事成本增加
營運不如預期時，公司就容易撐不下去
用人帶人雖然花心思
強烈建議老闆們多學習帶人的技術
唯有真誠待人、用心領導
員工在公司獲得成就感、進而帶來更多正面影響力
企業使命得以發揚出去
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