企業管理、企業經營、管理、帶人的技術、招聘員工

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【老闆經營】時間愈來越不夠,什麼情況下,適合找新員工?

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時間愈來越不夠,什麼情況下,適合找新員工?

 

時空背景:
根據【中小企業白皮書】資料顯示
台灣現有中小企業佔全體企業家數97%
佔全國總就業人數78%
根據經濟部中小企業處統計
中小企業平均壽命只有13年
很多中小企業面臨資源限制、欠缺良好制度
導致無法吸收好人才,遇到市場變化時又不能適時調整商業模式

 

創業:

大多數的創業者都是從小做起
那麼如何有效利用有限資源、如何將企業風險降至最低
變得格外重要!

通常人才需求與公司業務範圍多寡成正比
關於什麼時候需要用人?要用多少人?
本篇從三個觀點來討論:獲利、時間、系統

【獲利】

營業額越高不代表獲利越高,這是大部分中小企業容易誤觸的盲點
我們應該計算企業完成銷售後還有多少獲利來判斷

案例分享:
電商賣家,個人創業,毛利20%,假設每一位員工月薪都3萬
營業額0-20萬,公司人力老闆1人可以完成,稅務也較輕鬆
當繼續成長後,開發票稅務會多5%

當營業額達到30萬時,毛利額6萬,那麼扣除自己薪水後,只能有1位員工
營業額達到50萬時,毛利額10萬,那麼扣除自己薪水後,只能有2位員工,還會多1萬,並可能會產生倉儲空間問題
營業額達到80萬時,毛利額16萬,那麼扣除自己薪水後,有3位員工,還會多4萬,假設倉儲3萬

毛利都不變動的情況
營業額越高,出貨數量增加,人力與倉儲需求都會增加

上述的例子對這間公司而言,老闆拿的薪水都只能拿3萬
額外多的錢都拿去請新員工、租倉儲空間、以及其他費用

所以獲利若要增加,有幾個重點方向:
1、人力減少
2、倉儲費用降低
3、毛利增加

當然會有人說,若營業額增加也可以獲利
沒錯,營業額增加假設人力與倉儲受到控制,獲利會增加
這樣的想法跟上面說的1人力減少、2倉儲費用降低兩點描述,其實是一樣的意思

獲利能力越強
才有額外資金可以運用
才能將錢真正放入口袋

確保獲利情況下招聘員工,可避免業績停滯、突發風險(如新冠肺炎)發生時
沒有充足的資金可以緩衝

 

【時間】

依據勞基法規範每日的正常上班時間不超過8小時
假設不討論加班情況之下
每個人一天就是8小時可以使用
如果是老闆自己,通常都超過這個時間很久,甚至沒有假日
所以更要懂得有效率應用時間,把時間花在刀口上

我建議老闆要找員工前,先把自己的工作項目分成重要、不重要、急迫、不急迫四個象限劃分
這是一個很基礎卻有效的框架,若能正確執行會有實質上的幫助

不重要但急迫的事情,處理的效率越快越好,這類例如客人接待、突發事件
重要且急迫的事情,若能提前準備與預防,可以降低發生頻率。(這跟下面講到的系統,有點關聯)
重要不急迫的事情,是需要更花心思去做的,例如:產品開發、網站架設、社群經營。

如果你的時間花在由任何人都可以做的基礎事務上
例如出貨就是相對容易上手的
會建議你招聘新同事來處理這部份事務
這能幫助你省下更多時間,來做難度更高的事情

如果你已經有人處理基礎事務,但是目前時間還不夠用
建議你招聘新同事,解決你會花很久時間處理或是不擅長的事情
通常會技能有關,例如:美編、網站架設、文案、拍照、會計
那麼你省下時間,可以用來做老闆要做的事,例如核心規劃、行銷發想、市場定位

【系統】

要討論系統前,需要先熟悉內部的運作模式
一般公司內部會有不同的部門
我把工作內容追求的目標分成兩種屬性:1效率、2產值

舉例1、設計部門
我們公司的設計部門是產值導向
我們開發設計產品的目標是要能做出市場差異化
所以我們會在設計之前先做市場調查、競品分析、顧客需求..等
把產品、市場定位確定之後,才做包裝設計,最後才做行銷
所以我們需要把這套系統讓設計部門同事了解
才能做出符合我們需要的內容

舉例2、出貨部門
我們公司的出貨部門是效率導向
出貨、包裝要求效率、速度與準確度
這類相較容易上手的重複性事務,若能降低思考的時間,就會增加效率
商品擺放位置、動線安排、包材類別..等,都會對效率有很大的影響
那麼建立完善的SOP流程就是一個很好的系統

舉例3、庫存管理
多通路電商常需要管理庫存、或是印製裝箱單出貨單等
若能用ERP系統取代人工或是excel計算
也會對流程效率大幅增加

帶入系統之前,應該把流程圖做明確
將必須做且會重複做的事情寫下流程圖,進而去標準化流程寫出SOP
這樣系統就可以重複循環,就能減少人力支出

-

總結:

1、獲利
當我們調整商品定價策略之後,獲利能力大幅提升
就更明確知道需要補什麼樣的人進來

2、時間效益
重複容易上手的事情較花時間,補人進來處理是有效的投資

3、系統
將流程導入系統後持續優化,對於人力的需求會降低

所以招新員工最基本要考量獲利、時間、系統三個因素
隨意招聘員工會導致人事成本增加
營運不如預期時,公司就容易撐不下去

用人帶人雖然花心思
強烈建議老闆們多學習帶人的技術
唯有真誠待人、用心領導
員工在公司獲得成就感、進而帶來更多正面影響力
企業使命得以發揚出去

 

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